Senin, 11 Januari 2010 | 11:08 WIB

Sebelum melangkah lebih jauh tentang pentingnya mesin faks dan komputer, marilah kita menyimak sejarah perkembangan komunikasi. Semua orang tahu, betapa sulit dan lama proses komunikasi di era zaman dulu! Dulu dibutuhkan waktu berhari-hari untuk menerima jawaban dari komunikasi orang lain dan juga membutuhkan waktu banyak untuk mengirimkan balasannya.

Seperti waktu, kemajuan, telepon dan pelayanan pos dengan skenario yang cukup mudah. Telepon memungkinkan untuk berbicara dengan orang yang duduk jauh di kantor dan dengan demikian, mempercepat proses komunikasi. Kemudian, komunikasi formal menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan peningkatan penggunaan mesin fax. Berbicara tentang zaman sekarang, kita memiliki internet yang merupakan cara komunikasi tercepat! Meskipun Internet adalah modus tercepat, itu sebenarnya komputer, yang sebagian besar digunakan untuk mengakses Internet. Dan tidak seperti hari-hari sebelumnya, ketika mesin fax hanya digunakan untuk hard copy, hari ini, kita dapat mengakses fasilitas ini, dengan bantuan komputer (dengan software fax) atau Internet juga.

Banyak di antara kita akan berpendapat, mengapa harus satu menggunakan komputer untuk mengirim faks, ketika ada perangkat khusus, untuk melakukan pekerjaan? Nah, pertanyaan ini tidak salah, kekhawatiran di sini adalah kecepatan. Komputer membutuhkan relatif lebih sedikit waktu untuk mengirim faks dan Anda juga tidak perlu menangani mesin faks yang terpisah, bila Anda dapat memanfaatkan fasilitas fax di komputer Anda. Tapi, apakah Anda tahu, bagaimana cara mengirim fax dari komputer ke mesin fax? Jika tidak, pertimbangkan untuk membaca prosedur untuk mengirimkan fax dari komputer ke mesin fax.

Cara Mengirim Fax dari Komputer ke Fax Machine
Persyaratan yang paling dasar untuk melakukan tugas ini adalah adanya softwre/perangkat lunak dan faks modem. Dan komputer Anda juga perlu dikonfigurasi agar dapat mengirim dan menerima pesan fax. Dengan semua fasilitas ini, Anda akan dapat mengirim fax dari komputer.

1. Langkah pertama adalah mempersiapkan pengetikan, menyiapkan format konten atau pesan yang ingin Anda kirimkan melalui layanan faks. Jika diperlukan, menyiapkan dan mengisi dengan fax cover template.
2. Pergi ke software faks yang terinstall pada komputer Anda dan klik pada ikon yang mengeksekusi perintah kirim. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengirim faks.
3. Isi semua informasi yang diperlukan, yang berkaitan dengan penerima, seperti nomor fax-nya dan rincian lainnya yang perlu ditanyakan. Periksa informasi sekali lagi dan kemudian verifikasi itu. Hal ini akan menghindari kesalahan pengiriman atau penerimaan faks oleh pihak yang tidak dikenal. Tentukan apakah Anda perlu untuk mengirim faks berupa cover sheet, bersama dengan pesan faks utama.
4. Dalam beberapa detik, perangkat lunak akan meminta Anda untuk melampirkan semua file yang relevan. Jadi, melampirkan file dan kemudian sekali lagi memeriksa, apakah masing-masing dan semuanya sudah benar.
5. Setelah pemeriksaan selesai, Anda dapat mengirim pesan faks dengan mengklik 'send' icon. Faks akan memulai mengumpulkan informasi yang telah disiapkan,dan akan memanggil remote mesin faks.
6. Setelah semua sambungan yang diperlukan dibuat, faks akan dikirim dengan sukses.

(RV/ICTF)